MALANG TERKINI - Salah satu cara untuk menilai tingkat produktivitas karyawan adalah kehadiran mereka pada saat jam kerja efektif per minggunya. Ada banyak cara untuk menentukan hal tersebut. Dimulai dengan cara yang manual alias tanda tangan pada lembar kehadiran, Check clock, Fingerprint presensi, dan yang terakhir adalah aplikasi absensi online.
Semuanya mempunyai tujuan yang sama. Walaupun dalam praktiknya, pilihan serta pemakaian metode controlling terhadap kehadiran karyawan itu berbeda pada setiap perusahaan. Seluruh penggunaannya disesuaikan dengan kondisi serta banyaknya para pekerja yang ada pada satu perusahaan tersebut.
Mengenal Aplikasi Absensi Online
Salah satu dampak perkembangan teknologi yang begitu pesat adalah bagaimana cara memonitor kehadiran karyawan di era ini. Pasalnya, sejak merebaknya pandemi memunculkan kemungkinan pilihan untuk tidak bekerja di kantor saja. Melainkan terbuka kemungkinan untuk menyelesaikan semua tugasnya dari mana saja termasuk rumah.
Oleh karena itu banyak beberapa pekerjaan yang kemudian mengubah rutinitasnya sehari-hari. Salah satunya adalah memberikan kebebasan karyawan untuk menyelesaikannya di rumah. Namun kemudian timbul masalah baru adalah bagaimana caranya memastikan kehadiran pekerja tersebut pada saat jam kerja.
Masalah itu tentu saja sangat mudah dipecahkan dengan adanya kehadiran aplikasi absensi online. Tidak hanya untuk memastikan Apakah seluruh pekerjaannya diselesaikan tetapi juga secara fisik karyawan tersebut hadir pada saat jam kerja. Sehingga, walaupun menyelesaikan pekerjaannya dari rumah produktivitasnya tidak terganggu.
Aplikasi absensi online merupakan salah satu sistem yang dirancang untuk mencatat dengan tepat waktu kehadiran karyawan melalui sebuah website di perangkat tertentu. Tapi karena perkembangan zaman maka kini para karyawan pun dapat mengaksesnya menggunakan smartphone pribadi.
Penggunaannya pun mudah, pekerja hanya perlu menginput username yang telah ditentukan oleh bagian HRD serta password-nya. Selanjutnya mereka dapat menyelesaikan presensi tersebut sesuai dengan keadaan sebenarnya. Karyawan dapat mengisi semua data yang dibutuhkan kan sesuai perusahaan.
Adapun output yang nanti akan diterima oleh perusahaan dalam hal ini HRD adalah sebagai berikut:
- Waktu kedatangan dan kepulangan para karyawan
- Waktu keterlambatan serta lamanya telat
- Keterangan ketidakhadiran seperti izin, cuti atau alpha
Tambahan fitur yang lain seperti pilihan untuk bekerja dari suatu tempat atau yang dikenal sebagai remote working.
Fitur terakhir yang ada pada aplikasi absensi online tersebut karena keadaan ban demi yang seringkali tidak memungkinkan untuk berkumpul dalam suatu ruangan yang sama. Maka, dampaknya adalah ternyata sekarang banyak jenis pekerjaan yang dapat diselesaikan tanpa memerlukan kehadiran di kantor.
Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Karyawan Secara Online
Pemanfaatan mengontrol kehadiran karyawan berbasis aplikasi tentu saja harus memberikan manfaat sebesar mungkin terhadap perusahaan. Oleh karenanya, benefit yang dapat diberikan oleh aplikasi ini adalah sebagai berikut:
Kemudahan dalam Penggunaannya
Pada masa ini tentu saja mengembangkan aplikasi absensi karyawan berbasis digital bukanlah sesuatu yang sulit. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi di segala bidang akan mampu mendukung hal tersebut karena merupakan salah satu cara untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
Terutama pada masa era pandemi ini yang masih saja berlangsung. Karena adanya pembatasan kerja namun bisnis harus tetap berjalan seperti biasanya. Oleh karena itu, perlu adanya suatu sistem berbasis digital yang mampu untuk tetap memantau produktivitas karyawan walaupun tidak bekerja di kantor.
Menariknya, oleh karena kemampuan para pekerja tidak sama dalam penguasaan teknologi, maka aplikasi absensi online ini dikembangkan dengan cara yang sangat mudah. Bahkan para karyawan serta yang berkepentingan dapat mengaksesnya melalui smartphone yang biasa digunakan untuk berkomunikasi
1. Pekerja Bisa untuk Absen Tepat Waktu
Seringkali bekerja melupakan absensi karena bisa jadi diletakkan tidak strategis. Sebab kadangkala posisinya berjauhan dari tempat kerja atau departemennya. Terlebih lagi biasanya yang diberikan akses adalah departemen HRD sehingga mereka bisa saja meletakkannya di mana saja.
Menjadi masalah Jika ternyata peletakan mesin absensi tersebut lebih jauh dibandingkan departemen kerja karyawan tersebut. Karena pada kenyataannya mereka sudah memasuki stasiun kerja sebelum jam yang terjatuh kan tapi masih harus berjalan lagi hingga membutuhkan waktu tertentu untuk melakukan absensi ini.
Oleh karenanya memanfaatkan aplikasi absensi online yang terpasang pada smartphone adalah pilihan yang paling baik karena para karyawan dapat mengaksesnya dari mana saja sesuai dengan yang telah diatur oleh sistem. Sehingga akan memudahkan para karyawan untuk melakukan absensi.
Karena beberapa pengembang merancang bahwa aplikasi ini dapat diakses setelah berjarak tertentu dari tempat kerja. Sehingga begitu memasuki lokasi kerja, mau tidak mau para karyawan akan langsung dapat mengaktifkan aplikasi absensi online ini cepat ketika ia memasuki wilayah tersebut.
Lalu bagaimana dengan para karyawan yang bekerja secara remote? Beberapa aplikasi dikembangkan dengan fitur yang baru disebut geotag atau dengan pengenalan wajah dengan cara swafoto. Hal itu untuk memastikan bahwa mereka bekerja pada tempat yang sudah disepakati.
2. Adanya Kemudahan untuk Mengelolanya
Aplikasi absensi online ini pun sangat mudah untuk mengelolanya. Karena didesain untuk terintegrasi langsung ke dalam beberapa sistem yang berhubungan dengan departemen tertentu seperti HRD serta bagian keuangan. Bahkan beberapa orang yang berkepentingan langsung dapat mengaksesnya secara mudah.
Terutama bagi mereka yang memegang tanggung jawab lebih untuk memastikan kehadiran para karyawan yang menjadi bagian dalam timnya. Pun ketika ketika para supervisor atau manajer yang bertanggungjawab akan melakukan penilaian kinerja, seluruh datanya dapat terakses dengan mudah.
Termasuk kemudahan untuk mengintegrasikan sistem sebelumnya yang sudah berjalan dengan aplikasi absensi online ini. Karena bisa jadi untuk beberapa pekerjaan tidak dapat memanfaatkan aplikasi yang terpasang pada smartphone. Ditambah lagi dengan adanya kemudahan untuk menginstal pada setiap telepon genggam para karyawan.
Menariknya, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk melakukan pemasangan pada setiap perangkat para pekerjanya. Semua sudah ada dalam suatu sistem yang dibangun oleh developer. Sebagian pun menawarkan systems of problem solver untuk memecahkan masalah yang bisa jadi timbul pada saat pemanfaatan. enak
3. Terintegrasi dengan Sistem Pembayaran Gaji atau Payroll
Aplikasi absensi online ini dirancang untuk langsung terigu integrasi pada beberapa departemen yang berhubungan langsung dengan kehadiran para karyawan. Antara lain adalah departemen yang bersangkutan, HRD, dan bagian payroll. Tentu semua ini akan sangat memudahkan mereka untuk langsung mengeksekusi pekerjaan.
Antara lain departemen yang menjadi tanggung jawabnya adalah pembagian kerja serta lembur yang harus diselesaikan pada saat itu. Untuk bagian HRD yaitu pada saat melakukan penilaian produktivitas dan performa para karyawannya. Terlebih lagi untuk bagian Financial yang akan memberikan hak para karyawan setiap bulan.
Ketika para pekerja telah menyelesaikan lemburannya tentu harus diberikan kompensasi yang sesuai. Dengan memanfaatkan aplikasi absensi online ini maka HRD keuangan akan langsung menghitung berapa banyaknya biaya yang harus dikeluarkan untuk pembayaran uang lembur ini yang nantinya akan digabung dengan gaji bulanan.
Karyawan hanya tinggal mencakup meet saja pekerjaan yang sudah selesai dan tentu secara sistem hanya tinggal menunggu persetujuan dari atasannya. Jika sudah melalui persetujuan tentu financial akan langsung dapat memperoleh data yang diperlukan untuk menghitung uang lemburan tersebut.
Juga untuk bagian HRD yang bisa saja harus melakukan penilaian kinerja setiap bulannya berdasarkan penyelesaian tugas yang diberikan oleh atasannya. Dengan cara sistem digitalisasi tersebut maka mereka akan dapat langsung menilai apakah penyelesaian tersebut sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan atau tidak.
4. Terdapat Berbagai Macam Fitur yang Mendukung
Aplikasi absensi online ini dikembangkan dengan berbagai macam fitur yang mendukung. Pasalnya tidak semua departemen membutuhkan fitur yang sama. Misalnya antara Departemen Pemasaran dengan mereka yang berada di belakang meja.
Pemasangan tentu akan lebih sering berada di luar kantor dan bisa jadi pada saat itu tidak dapat hadir di kantor tepat waktu. Oleh karenanya pengisian absensi khusus dapat diatur Sesuai dengan kesepakatan perusahaan yang berkaitan dengan job description.
Tentu saja hal ini akan sangat membantu bagi para karyawan yang memang kehadirannya lebih dibutuhkan di luar dibandingkan dengan berada di kantor. Apalagi dengan adanya pilihan bekerja dari mana saja, atau work from anywhere atau work from home.
Kendati demikian kehadiran para karyawan tersebut tetap harus dipastikan ada pada saat jam produktif sesuai dengan ketentuan. Dibantu dengan fitur geotags yang dapat melacak tempat karyawan tersebut.
Mengenal Aplikasi Absensi Online dari Talenta
Untuk membantu perusahaan untuk mengetahui segala informasi yang berhubungan dengan kehadiran karyawan maka anda dapat memanfaatkan aplikasi absensi online dari Talenta. Pemanfaatan teknologi yang canggih dapat membantu untuk mengetahui kehadiran bahkan untuk para pekerja yang memilih remote working.
Bagi pemilik perusahaan tentu ini menjadi salah satu berita yang menggembirakan selain dapat membantu mengontrol kehadiran karyawan, juga secara rutin dapat melihat bagaimana kinerja harian mereka. Bahkan bagi para pekerja yang memilih untuk menyelesaikan pekerjaannya secara remote.
Keuntungan Memanfaatkan Penggunaan Aplikasi Absensi Online
Keuntungan lainnya adalah perusahaan tidak memerlukan biaya tambahan untuk menginstal seluruh perangkat aplikasi absensi online pada sistem yang sudah ada. Antara lain penggunaan Fingerprint Absence. Karena Talenta dapat mengintegrasikan aplikasi tersebut pada platform yang mereka kembangkan.
Keuntungan lainnya yang langsung berpengaruh pada departemen yang terkait adalah untuk penilaian kinerja tahunan yang biasa dilakukan perusahaan oleh bagian HRD. Mereka akan langsung mengetahui bagaimana kinerja karyawan tersebut melalui kehadiran dan banyaknya tugas yang harus diselesaikan secara profesional.
Bagian finansial pun akan mendapatkan keuntungan yang lebih ketika memanfaatkan aplikasi ini. Sebab sistem aplikasi absensi online ini dapat langsung terhubung ke dalam pembayaran gaji serta tunjangan yang yang akan diberikan kepada karyawan setiap akhir bulannya.
Dengan pengaturan Hal ini tentu saja tidak hanya gaji pokok serta tunjangan standar yang dapat dihitung secara langsung. Tetapi jika juga adanya tunjangan lain misalnya prestasi dan lain sebagainya. Sehingga dengan kehadiran aplikasi absensi online ini seluruh pekerjaan akan berlangsung efektif dan efisien.
Setelah anda mengetahui bahwa aplikasi absensi online dari Talenta dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, maka pilihan terbaik adalah mempertimbangkan penggunaannya. Dengan pemanfaatan yang tepat perusahaan anda akan memperoleh benefit yang maksimal.***